010 沒有什麼是應該的 2013/02/26

Dears

今天好嗎？

最近跟team內同事討論工作流程時
發現同事左一句「他們應該知道…」、右一句「我們應該可以…」
我忍不住說：「沒有什麼是應該的」
因為所有的「應該」都來自於我們自己的主觀判斷
跟大家分享我自己慘痛的例子

事情發生在我剛來的第一年
那時負責的專案要請全公司的主管回覆一份資料
好讓我能匯整統計後，再交給執行主管
因為大家都忙，很難一一打電話通知，所以我事前發了email，
在資料作業期間，也分階段提醒，
到截止日後，也再發了二次email催交
可一定還是會有極少數的同仁沒交
但我的主管已經在追我的進度
所以我使出最後殺手鐗：發email給缺交同事，副本cc給缺交同事的主管和我的主管
寫到這，有「深厚」工作經驗的人，可能已經替我喊「慘了~」
沒錯，真的是慘了~
email發出去10分鐘，就接到其中一位缺交同事的電話
「請問是O副理嗎？」聲音聽起來不甚友善
「是的，我是，請問您哪位？」
「我是王某某」
「是的，王經理您好，有什麼我可以幫忙的嗎？」
「有啊！你已經幫了我很大的忙，你不是已經發信給我的主管了嗎？」
「……」我真的接不上話
「你好大的官威，你是不知道我電話嗎？你不會打電話給我嗎？我每天那麼忙，那有時間看mail，你打個電話跟我說，是會怎樣嗎…」
接下來就是長達半小時的訓話
電話結束後，為了表示我的歉意，我寫信給這位主管，副本cc給我的主管，自我陳述在溝通上的未盡完善之處，下次會做改善
並且在信件發出後，立刻打電話給那位主管（別忘了，他不習慣看email），表示我的深切反省之意
當然，他也立刻給我善意的回應，表示沒有什麼大事，他只是發洩情緒罷了，資料已經寄出來給我等等…
爾後，再有類似的情形時，我在通知email寄出後，都會再撥個電話給這位主管，告訴他，我寄email給他，內容大概是什麼，請他方便時，抽空幫我看一下
也因為這樣，從此以後，這位主管總是第一個交回資料的人

看到這，你有什麼感覺？
把責任推給別人，總是簡單的，例如：這年頭大家「應該」都知道要看email聯繫，或是，該做的，我都做了，對方「應該」要知道等等
但如果我們不去預設那麼多的「應該」，而是我們主動多做一些，結果會不會更圓滿一些？

以上面那個例子來說，我自己的學習點是
1.花在前面的溝通時間愈多，後面出狀況的可能性就愈少
2.用同樣的方法行不通時，就表示該換一個方法了：例如，我發現email無法取得回應時，當時就該打電話，而不是一直用email催收
3.隱惡揚善：我當時真的不該為了省事，把所有未交資料的同仁名單放在一封email裡面發出，人都愛面子，自己沒交資料，弄得人盡皆知，換
做任何人，應該都會不高興吧
4.有錯當改且不貮過：人都會犯錯，最重要的是有錯立刻要改，西點軍校「No Excuse」的校規可以當做參考，重點是，絕對不要再犯
5.最後，我很感謝這位給我指教的主管。雖然當下也會有情緒，可是事後想想，因為他願意告訴我，我才有改善的機會，否則我要就這樣很「條直」（台語）的繼續做下去，不知還會得罪多少人？所以，如果你現在工作上，有遇到願意給你「指教」的人，請你一定要好好謝謝他，因為說好話容易，但要願意出聲指正的人，真的很少、很少，尤其是當你知道，更多人會選擇在你背後講，但就是不告訴你時…